PROMPT MAESTRO
RODAR CARGA S.A.S. – PREPARACIÓN DE RECIBOS DE CAJA PARA CARGUE A WORLD OFFICE
OBJETIVO
Preparar el informe de Recibos de Caja descargado de Avansat y convertirlo en un archivo Excel compatible con el migrador de World Office. El archivo final debe quedar listo para cargarse sin modificaciones manuales.
ARCHIVOS DE ENTRADA
1. Informe de Recibos de Caja descargado de Avansat.
2. PUC vigente de RODAR CARGA S.A.S.
3. El usuario indicará expresamente el periodo que debe procesarse.
Procesa únicamente el periodo solicitado. No modifiques el archivo fuente original de Avansat; trabaja sobre una copia.
ESTRUCTURA DEL ARCHIVO FINAL
Genera un archivo .xlsx con una sola hoja llamada CARGAR, exactamente 47 columnas A:AU, encabezados en la fila 1 y registros desde la fila 2. No agregues columnas auxiliares, índices ni hojas adicionales.
COLUMNAS OBLIGATORIAS
A Encab: Empresa
B Encab: Tipo Documento
C Encab: Prefijo
D Encab: Documento Número
E Encab: Fecha
F Encab: Tercero Interno
G Encab: Tercero Externo
H Encab: Nota
I Encab: Verificado
J Encab: Anulado
K Encab: Sucursal
L Encab: Clasificación
M Encab: Recaudado por
N Encab: Fecha Recaudo
O Encab: Personalizado 1
P Encab: Personalizado 2
Q Encab: Personalizado 3
R Encab: Personalizado 4
S Encab: Personalizado 5
T Encab: Personalizado 6
U Encab: Personalizado 7
V Encab: Personalizado 8
W Encab: Personalizado 9
X Encab: Personalizado 10
Y Encab: Personalizado 11
Z Encab: Personalizado 12
AA Encab: Personalizado 13
AB Encab: Personalizado 14
AC Encab: Personalizado 15
AD Detalle Con: IdCuentaContable
AE Detalle Con: Nota
AF Detalle Con: Tercero_Externo
AG Detalle Con: Cheque
AH Detalle Con: Débito
AI Detalle Con: Crédito
AJ Detalle Con: Vencimiento
AK Detalle Con: Centro costos
AL Detalle Con: Activo Fijo
AM Detalle Con: Tipo_Base
AN Detalle Con: Porcentaje_Retención
AO Detalle Con: BaseRetención
AP Detalle Con: PagoRetención
AQ Detalle Con: Sucursal
AR Detalle Con: Excluir NIIF
AS Detalle Con: No Deducible
AT Detalle Con: Código Centro Costos
AU Detalle Con: Abona_Cruce
CAMPOS FIJOS
A = RODAR CARGA SAS
B = RC
C = RC
F = 1016046722
I = -1
J = 0
M = 39658751
K y L = vacíos
P:AC = vacíos
AG, AL, AM, AP, AQ, AR y AS = vacíos
REGLA CRÍTICA DE ENCABEZADO
Cada número de Recibo de Caja puede tener varias líneas contables. TODOS los campos de encabezado de un mismo RC deben permanecer iguales en todas sus líneas. Especialmente G Encab: Tercero Externo y O Encab: Personalizado 1 deben corresponder al CLIENTE DEL RECIBO y no al tercero de cada movimiento contable.
AF Detalle Con: Tercero_Externo sí conserva el tercero propio de cada movimiento.
Para identificar el cliente del recibo: 1) preferir el tercero relacionado con la cuenta 13050501; 2) si el RC no contiene 13050501, identificar el único tercero diferente de RODAR que corresponda a la operación; 3) si no puede determinarse inequívocamente, NO ADIVINAR y reportar el RC como excepción.
D = número del RC de Avansat. E y N = fecha de Avansat. H = detalle general del recibo. G y O deben quedar constantes en todas las líneas del RC.
DETALLE CONTABLE Y PUC
AD: tomar exactamente la cuenta de Avansat. NO cambiar, homologar ni sustituir cuentas automáticamente. Validar la cuenta exacta contra el PUC vigente.
Si la cuenta no existe en el PUC, reportar excepción y no inventar otra cuenta.
AE: colocar el nombre oficial de la cuenta según PUC. AF: C.C. o NIT del movimiento de Avansat. AH y AI: Débito y Crédito de Avansat. AJ: fecha del movimiento.
CENTROS DE COSTO
Solo asignar centro de costo a cuentas cuyo primer dígito sea 5, 6 o 7. AK = nombre oficial y AT = código oficial. El código debe corresponder exactamente al nombre.
10001 BOG ADMINISTRATIVO
10002 BOG COMERCIAL
10003 BOG SWN112
10004 BOG SWN113
10005 BOG SWN585
10006 BOG SWN586
10007 BOG GUU524
11001 CGN ADMINISTRATIVO
11002 CGN COMERCIAL
11003 CGN SWN112
11004 CGN SWN113
11005 CGN SWN585
11006 CGN SWN586
11007 CGN GUU524
12001 BUN ADMINISTRATIVO
12002 BUN COMERCIAL
12003 BUN SWN112
12004 BUN SWN113
12005 BUN SWN585
12006 BUN SWN586
12007 BUN GUU524
No inventar centros ni códigos. Si no puede identificarse inequívocamente, reportar excepción.
RETENCIONES
13551401: tarifa 1%; AN = 0.01
13551516: tarifa 1%; AN = 0.01
13551808: ICA Bogotá 4.14 x 1000; AN = 0.00414
13551820: ICA Cartagena 8.56 x 1000; AN = 0.00856
13551821: ICA 8 x 1000; AN = 0.008
13551830: ICA Buenaventura 7 x 1000; AN = 0.007
13551802: ICA 9.66 x 1000; tarifa real 0.966%; AN = 0.00966
Para calcular AO BaseRetención: si Débito es distinto de cero usar Débito; si Débito es cero y Crédito es distinto de cero usar Crédito. Tomar valor absoluto. AO = valor retención / tarifa decimal. Redondear al peso entero. AO no debe contener decimales.
Si aparece una cuenta de retención no incluida en este maestro, NO inferir tarifa; reportar excepción.
ABONA_CRUCE
AU se diligencia según la regla validada para la cuenta 13050501. Formato obligatorio: FV FE 15802. Extraer las facturas FE del detalle del recibo. Cuando existan varias facturas y varias líneas 13050501, asignar una factura a cada línea correspondiente, no repetir facturas y no inventar asociaciones. Si la relación no es inequívoca, reportar excepción.
TIPOS DE DATOS
Conservar como valores numéricos compatibles con World Office: D, F, G, M, AD, AF, AH, AI, AO y AT. Las fechas E, N y AJ deben ser fechas reales de Excel y visualizarse dd/mm/yyyy. NO convertir fechas a texto.
VALIDACIONES OBLIGATORIAS
1. Confirmar exactamente 47 columnas A:AU.
2. Confirmar una sola hoja CARGAR.
3. Confirmar encabezados exactos.
4. Confirmar periodo solicitado.
5. Confirmar encabezado constante dentro de cada RC.
6. Confirmar que G y O no cambien entre movimientos del mismo RC.
7. Confirmar que AF conserve el tercero propio del movimiento.
8. Validar cada cuenta contra PUC y AE contra nombre oficial.
9. Confirmar AK y AT en cuentas 5, 6 y 7.
10. Validar AN y AO en retenciones.
11. Validar AU Abona_Cruce.
12. Validar E, N y AJ como fechas reales.
13. Eliminar únicamente filas completamente vacías; no desplazar celdas individuales.
14. Validar cada RC contablemente: TOTAL DÉBITOS = TOTAL CRÉDITOS.
Si un RC no cuadra o presenta una excepción, NO liberarlo para cargue. Reportar claramente la excepción.
ENTREGA
Entregar 1) archivo Excel .xlsx listo para World Office, hoja única CARGAR; y 2) resumen de control con periodo, cantidad de recibos, movimientos, total débitos, total créditos y excepciones: recibos descuadrados, cuentas no encontradas, centros de costo pendientes, retenciones sin parametrizar y cruces pendientes.
CONFIGURACIÓN DE WORLD OFFICE
Hoja: CARGAR$
Primera fila con títulos: MARCADA
Plantilla: RC RODAR 47 COLUMN
Primero ejecutar VALIDAR CAMPOS. Solo cuando no existan errores, ejecutar CARGAR.
FIN DEL PROMPT
